مدیریت واحدهای سازمانی
در این بخش با نحوه مشاهده، ایجاد و ویرایش واحدهای سازمانی آشنا می‌شوید. واحدها به شما کمک می‌کنند ساختار داخلی سازمان خود (مثل دپارتمان‌ها، تیم‌ها و شعبه‌ها) را شکل دهید تا مدیریت کاربران و ارجاع درخواست‌ها و تیکت‌ها دقیق‌تر انجام شود.
برای مشاهده خلاصه دسترسی نقش‌ها در این راهنما اینجا کلیک کنید.
واحد سازمانی چیست؟
واحد سازمانی بخشی از ساختار داخلی سازمان شماست؛ مثل شعبه، دپارتمان، تیم پشتیبانی، بخش فروش، مالی یا فناوری اطلاعات.
وجود واحدها باعث می‌شود:
- کاربران در دسته‌های مشخص قرار بگیرند.
- مسئولیت‌ها در سازمان تفکیک شود.
- تیکت‌ها و درخواست‌ها مستقیماً به بخش مربوطه ارجاع داده شوند (مثلاً تیکت‌های مالی به واحد مالی برود).
پیش‌نیازها
برای کار با بخش واحدها به موارد زیر نیاز دارید:
- باید وارد سامانه شده باشید و حساب شما فعال باشد.
- برای ساخت واحد جدید و مشاهده لیست واحدها، باید مالک یا مدیر سازمان باشید.
مدیر واحد اجازه ساخت واحد جدید ندارد و فقط می‌تواند اطلاعات همان واحدی را ویرایش کند که مدیریت آن را بر عهده دارد.
مسیر دسترسی به واحدها
ورود به سامانه ← واحدها ← ایجاد واحد ← تکمیل فرم ← ذخیره
مشاهده واحدها
برای دسترسی به این بخش، از منوی سامانه وارد بخش واحدها شوید.
- لیست واحدها: در این صفحه نام واحدها، نوع آن‌ها و مدیر هر واحد نمایش داده می‌شود.
- جزئیات واحد: با کلیک روی هر واحد، می‌توانید اطلاعات کامل‌تری مثل تصویر، واحد والد، مدیر واحد و راه‌های ارتباطی آن بخش را مشاهده کنید.
ساخت واحد جدید
نام واحد
نام واحد عنوان اصلی آن بخش است (مثل پشتیبانی، فروش، شعبه مرکزی). این نام نباید در سازمان شما تکراری باشد و پر کردن آن الزامی است.
مدیر واحد
برای هر واحد باید یک مسئول یا مدیر انتخاب کنید.
- یک کاربر نمی‌تواند همزمان مدیر چند واحد باشد. اگر کسی قبلاً مدیر یک واحد است، نمی‌توانید او را برای واحد جدید انتخاب کنید.
- اگر نقش کاربر انتخاب‌شده کارشناس، عضو یا مشاهده‌گر باشد، پس از انتخاب وی به‌عنوان مدیر واحد جدید، نقش او به مدیر واحد تغییر پیدا می‌کند.
- اگر نقش کاربر انتخاب‌شده مدیر باشد و مدیر واحد دیگری نباشد، نقش وی حفظ می‌شود و به نقش مدیر واحد تغییر پیدا نمی‌کند.
نوع واحد
نوع واحد ماهیت آن بخش را مشخص می‌کند (مثل دپارتمان، شعبه، مرکز تماس یا انبار). این دسته‌بندی به جستجو و گزارش‌گیری سامانه کمک می‌کند.
اگر نوع واحد را «شعبه» انتخاب کنید، ثبت ایمیل و شماره تماس برای آن الزامی است.
واحد والد (زیرمجموعه)
اگر می‌خواهید این واحد زیرمجموعه یک بخش بزرگ‌تر باشد، می‌توانید واحد والد را انتخاب کنید. مثلاً «تیم شبکه» می‌تواند زیرمجموعه «واحد فناوری اطلاعات» باشد. این فیلد اختیاری است.
ویرایش واحد
- مالک و مدیر سازمان می‌توانند همه واحدهای سازمان را ویرایش کنند.
- مدیر واحد فقط می‌تواند واحد خودش را ویرایش کند.
در فرم ویرایش می‌توانید موارد زیر را تغییر دهید:
-
تصویر واحد
-
نوع واحد و واحد والد
-
توضیحات
-
اطلاعات تماس (ایمیل، شماره تماس، وب‌سایت، آدرس)
در فرم ویرایش، نام واحد و مدیر واحد قابل تغییر نیستند.
نمای کلی دسترسی نقش‌ها در یک نگاه
| نقش | مشاهده همه واحدها | ساخت واحد | ویرایش واحدها |
|---|---|---|---|
| مالک | بله | بله | بله |
| مدیر | بله | بله | بله |
| مدیر واحد | خیر | خیر | بله (فقط واحد خود) |
| کارشناس، عضو، مشاهده‌گر | خیر | خیر | خیر |
جهت اطلاعات بیشتر درباره محدودیت‌های سطح دسترسی، راهنمای سطح دسترسی کاربران را مطالعه کنید.